1. Literaturverwaltung im Web 2.0?

RefWorks ist anders. Anders als die marktüblichen Literaturverwaltungsprogramme, mit deren Hilfe man plattformabhängig und an Windows- beziehungsweise Linux-PC oder MAC gebunden bibliographische Daten sammelt, verwaltet und verwertet. In der Regel als Einzelwesen am eigenen Rechner für eigenes Studium und Promotion, eigene Lehre oder Forschung. Die Webdatenbank RefWorks kann das alles auch (und muss sich an etablierten Konkurrenten messen lassen), doch ihre Bestimmung ist weit ambitionierter: RefWorks will nicht nur beim Forschen und Schreiben helfen, sondern auch beim Kooperieren. Der Dienst sei das ideale Werkzeug, wirbt der bekannte Fachdatenbankanbieter und -entwickler Cambridge Scientific Abstracts (CSA) auf seiner Homepage, um auf einfache Weise bibliographische Daten nicht nur zu sammeln, zu organisieren und aufzubewahren, sondern sie auch zu teilen. 1 Damit ist RefWorks dem Anspruch nach die Social Software-Variante der Wissensorganisation. Es verspricht, über den in diesem Forum bereits vorgestellten Typ der Literaturverwaltung am eigenen Rechner 2 einen wesentlichen Schritt hinauszugehen. Vom Recherche- soll das Internet zum Arbeitsort werden: eine Entwicklung, die gerade im Begriff ist, das alte Worldwide Web in die stärker auf Kollaboration, Transparenz und Mitwirkung ausgerichtete Version 2.0 zu transformieren. 3

Trotzdem wird RefWorks sich in erster Linie an der konventionellen Konkurrenz messen lassen müssen: denn zunächst einmal ist es Software, die ein großer Datenbankanbieter auf dem eng gewordenen Markt professioneller Literaturverwaltungstools platzieren und etablieren möchte. Hier grast RefWorks auf der gleichen Lichtung wie die Platzhirsche Endnote und Reference Manager eines anderen großen Datenbankanbieters, Thomson, dessen Tochter ISI Researchsoft ihre Marktführerschaft sicherlich nicht »kampflos« an den Newcomer abtreten wird und neben dem bereits vertriebenen (vom Ansatz her vergleichbaren, vom Funktionsumfang aber wesentlich leistungsschwächeren) webbasierten WriteNote seit längerem eine Webversion von Endnote namens Endnote Web ankündigt, die aber bislang über dieses Ankündigungsstadium nicht hinausgelangt ist. 4

RefWorks ist anders – und das wirkt sich auch im Vertrieb aus. Eine Software, die zum Teilen gedacht ist, wird sinnvollerweise auch von mehreren, idealerweise vielen, genutzt. Am liebsten verkaufen die RefWorks-Manager daher ihr Produkt an ganze Universitäten über eine so genannte Campus-Lizenz. In Deutschland haben sich zum Beispiel die Uni Münster und die TU Dresden bisher zu einem solchen Schritt entschlossen; an der Uni Mannheim steht RefWorks den wissenschaftlichen Mitarbeitern zur Verfügung. Mit solcher campusweiten Nutzung steigt – theoretisch – auch die Menge der nützlichen Dinge, die RefWorks für einen tun kann. Das reicht von der leichten Datenübernahme aus universitätsweit lizenzierten kommerziellen Datenbanken oder den Katalog der Bibliothek über den kooperativen Aufbau thematischer Bibliographien bis zur Integration in die Lehre. Ein Beispiel: Seminarteilnehmer können gemeinsam eine Bibliographie zum Seminarthema erstellen, die dann von allen für die Literaturverzeichnisse ihrer Arbeiten genutzt wird. Dabei werden keine Fehler beim Zitieren geschehen, weil sich in RefWorks das Aussehen der Literaturangabe (der ›Zitationsstil‹) einfach festlegen lässt.

Also: RefWorks ist ein ambitioniertes, professionelles und im Vergleich zu Endnote und Citavi (etc.) recht teures Produkt. Es ist ein Programm neuartigen Typs auf dem Feld der Literaturverwaltung mit besonderem Anspruch. Inwiefern es diesen Anspruch einlösen kann und bereits jetzt professionelle Maßstäbe erfüllt, wird im Folgenden zu klären sein. Dabei widmen sich die Abschnitte 2 und 3 den Basisfunktionen der Literaturverwaltung: den technischen Voraussetzungen, dem Aufbau der Datenbank und ihrer Pflege. Abschnitt 4 geht auf die ›soziale‹ Dimension der Software ein, und Abschnitt 5 fasst zusammen.

2. Horch, was kommt von draußen rein? Anlegen von Datensätzen, Importfilter und Schnittstellen

Konsequent ›webbasiert‹

Zunächst stellt sich die Frage, wie die Nutzer 5 selbst in die Datenbank hineinkommen. Die gute Nachricht: RefWorks benötigt allein einen einigermaßen modernen Browser und einen Internetanschluss. Das Betriebssystem (Windows, Linux, Mac) ist unerheblich, der Browser theoretisch ebenso. 6 Es macht eben die Stärke des Programms aus, plattformunabhängig von jedem Ort der Welt in einer sicher verwahrten, zentral betriebenen und konsistenten Datenbank arbeiten, Daten sammeln und verwalten zu können. Die von Hobohm und sicherlich vielen Datenbanknutzern beklagten Versionen- oder Replikationsprobleme konventioneller Programme wie Endnote, 7 das heißt der immer wieder notwendige – und nicht unkritische – Datenabgleich zwischen Arbeitsplatz-, Heim- und tragbarem Computer gehören mit RefWorks der Vergangenheit an. Ebenso die Sorge um die Datensicherheit, die nun in professionellen Händen liegt. 8

Die schlechte Nachricht: RefWorks benötigt immer einen Internetanschluss, sei es beim Sammeln und Verwalten oder beim Verwenden und Verwerten der Daten. Ist es bei den ersten beiden Arbeitsschritten noch sinnvoll, durchgehend ortsunabhängig und vernetzt zu arbeiten – sei es am heimischen PC, im Internetcafé, im CIP-Pool einer Fakultät –, erscheint es im Jahr 2006 doch durchaus als Pferdefuß, in der Schreibphase zumindest eine (für RefWorks-Anforderungen schwer erträgliche) Modemverbindung als Standleitung einrichten zu müssen. Die Vorstellung, alle PCs seien zu Hause per Flatrate oder an der Universität über Stand- oder Funknetz permanent online, ist zumindest zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch Zukunftsmusik. Selbst beinahe durchgehend vernetzte Wissenschaftler würden es gelegentlich auf der Bahnreise von München zum Kongress in Berlin schmerzlich vermissen, einen Blick auf ihre Daten werfen und mit diesen arbeiten zu können. Zumindest potenziell geht hier Arbeitszeit verloren und muss anderweitig gefüllt werden. Also zum Beispiel nicht durch das Verwalten und Verwerten der bibliographischen Daten, sondern durch das Lesen der Primär- oder Sekundärtexte. Schade nur, dass man sich dann die Schlagwörter und Notizen auf einen Zettel schreiben muss. Aber vermutlich gibt es am Abend im Hotel einen Internet-PC. 9

A propos Sicherheit: den Datenverkehr wickelt RefWorks leider nicht über eine verschlüsselte SSL-Verbindung ab, sondern über das relativ offene http-Protokoll. Dies ist vielleicht für Studierende keine wirklich relevante Einschränkung, und nicht Nobelpreis-verdächtige Wissenschaftler werden möglicherweise die Scheu überwinden, ihre Daten einer weit entfernt liegenden zentralen Plattform anzuvertrauen und den dazu dienenden Datenverkehr quasi offen abzuwickeln. Es bleibt dennoch ein ärgerlicher Missstand, den der Anbieter ohne größere technische Anstrengungen abstellen könnte. Immerhin ist dies in Fällen einer Campus-Lizenz, also bei campusweit geltenden und IP-Bereichs-gesteuerten Zugängen, durchaus vorgesehen. Die Anfrage muss durch den lokalen Administrator, der in der Regel Angehöriger der Zentralbibliothek sein wird, an CSA gerichtet werden. Arbeiten Sie also bereits mit einer Campuslizenz von RefWorks, und die Adresszeile Ihres Browsers zeigt http:// statt https://, bleibt Ihnen immerhin eines: »Ask your librarian!« 10 Die übrigen Kunden sollten ihren Unmut über diese Sicherheitslücke dem Anbieter gegenüber kundtun, der hier hoffentlich bald Abhilfe schafft.

Erster Eindruck

Hat man sich als per Einschreibung oder universitärem Arbeitsvertrag lizenzierter »Campus-Kunde« oder Testbenutzer registriert und sein eigenes Profil eingerichtet, kann es gleich losgehen. 11 Ein erster Blick führt vermutlich zum Punkt Referenzen => Neue Referenz hinzufügen, doch am Anfang der Datensammlung sollte das Anlegen eines Datenkorbes, eines Ordners stehen, was unschwer zu bewerkstelligen ist. Das händische Anlegen einer »Referenz« (eines bibliographischen Datensatzes im RefWorks-Jargon), offenbart zweierlei. RefWorks ist mit (im Oktober 2006) 31 Referenztypen gut gerüstet, auch exotische oder weniger gebräuchliche Datentypen zu verwalten, die Übersetzung des Programms ist aber noch nicht abgeschlossen. Als Programmsprache und Hauptmenüeinträge steht zwar auf Wunsch die deutsche Sprache zur Verfügung, aber nur wenig abseits der Hauptstraße präsentiert sich RefWorks wieder als Engländer. Die Datensatzfelder sind eingedeutscht (Autoren, Titel, Kurzfassung, Anmerkungen, Verleger, Erscheinungsort usw.), die Referenztypen sind es nicht. Auch an anderer Stelle bricht sich das Englische immer wieder Bahn, 12 so dass derjenige, der des Sprachgemischs überdrüssig und der englischen Sprache mächtig ist, besser gleich auf Englisch zurückschaltet und dem Anbieter noch ein wenig Zeit zur Nachbesserung einräumt.

Als Referenztypen stehen neben den Pflichtsätzen Book Whole, Book Edited, Book Section, Journal, Journal Electronic, Dissertation usw. wie erwähnt auch Exoten zur Verfügung. Kunstfreunde freuen sich über das Artwork, Juristen über Bills / Resolutions oder Laws / Statutes. Computerprogramme, Kongressberichte, Tonmaterialien, Patente, sogar Online Diskussionen / Blogs sind vorgesehen. Letztere gelten ja als Vertreter der Social Software, wie eingangs betont, als nahe Verwandtschaft. Fehlt doch ein Typus, lässt sich der Datensatz als Generic deklarieren, dem alle möglichen Feldinhalte zuzuordnen sind.

Diese Felder lassen keine Wünsche offen. Auch fünf Freitextfelder sind vorgesehen und später, dies ist wichtig und nicht selbstverständlich, in der RefWorks-eigenen Suchmaske zu suchen und, dies ist noch wichtiger, zu finden. Besonders gefällt die datensatzspezifische optische Hervorhebung der gängigen Feldinhalte, was lückenhafte Informationen schnell in den Blick rückt. Dies ist kein Alleinstellungsmerkmal und wird auch von anderen Programmen geboten, aber sogar das recht ausgereifte Endnote beherrscht es meines Wissens nicht.

Ist die Datenbank bereits gefüllt, werden beim händischen Eintragen von Datensätzen kontextsensitiv die einem gemeinsamen Index entstammenden Feldinhalte anderer Datensätze zum Einfügen angeboten. Das Programm beherrscht also eine gleichsam normdatengestützte Benutzereingabe, die Tippfehler reduziert und eine spätere Dublettenkontrolle erleichtert. Dieses Verhalten ist durchaus mustergültig und erfreut den tippfaulen Benutzer wie den normdatenliebenden Bibliothekar. 13

Abb. 1: Volldatenanzeige im Editiermodus. Das Bild ist abgeschnitten, es folgen 39 zusätzliche Felder.

Datenim- und -export

Die Einfügung von Hand sollte allerdings trotz der erwähnten Eingabehilfen nur in Ausnahmefällen das Mittel der Wahl sein. Entscheidend für den praktischen Einsatz sind die Importmöglichkeiten: zum einen durch strukturierte bibliographische Datensätze in Dateiform, zum anderen – und weit besser – mittels Direktimporten aus Katalog- oder Fachdatenbanken. RefWorks zeigt sich hier recht gut gerüstet, leidet aber doch etwas unter dem zentralen Ansatz der Schnittstellenbereitstellung durch den Anbieter. Hat man bei Programmen wie Endnote keine Mühe, in Kenntnis der bestehenden Z39.50-Schnittstellen (Server, Serverport, Datenbankname, eventuell Passwort usw.) von Fremdsystemen entsprechende Verbindungsdateien selbst zu erstellen oder durch bibliothekarische Fachkräfte erstellen zu lassen, 14 ist man bei RefWorks auf die Einrichtung einer systemweit verfügbaren Schnittstelle angewiesen. Und dies kann dauern, obwohl CSAhierzu dienende Meldeformulare bereithält und dieses Meldeverfahren zur Verbesserung des Programms durchaus ernsthaft begrüßt und unterstützt. 15

Im Zeitraum Oktober 2006 kannte RefWorks 128 Importfilter für strukturierte Importdateien und ein Vielfaches an Datenbankzugängen und Schnittstellen, die über die in RefWorks integrierte Suchfunktion in Onlinedatenbanken zur Verfügung standen. 16

Abb. 2: RefWorks-eigene Suche in der Verbunddatenbank des Südwestdeutschen Bibliotheksverbundes.

Die programmeigene, das heißt in RefWorks integrierte Externsuche über normierte Z39.50-Schnittstellen ist allerdings nur in Fällen zu empfehlen, in denen die Fach- oder Katalogdatenbank keinen Export nach RefWorks vorsieht. In der Regel bieten die Fach- und Katalogdatenbanken jedoch wesentlich mächtigere Suchfunktionen, die Fachdatenbanken sind darüber hinaus angereichert mit Benachrichtigungsdiensten (Alerting), Warenkorbfunktionalitäten, Sekundärsuchen, das heißt nachträglichen Eingrenzungskriterien bei zu großen Treffermengen usw., stellen somit die wesentlich komfortableren Recherchewerkzeuge dar. Hier sind die Möglichkeiten, Exporte nach RefWorks vorzunehmen, allerdings noch stark begrenzt. Die am stärksten verbreiteten und professionellen Onlinedatenbanken erlauben immerhin diesen Transfer von Webdatenbank zu Webdatenbank. 17 Ist zum Zeitpunkt des Exportes noch keine Verbindung zu RefWorks hergestellt, wird eine zweite Browserinstanz geöffnet, die zur RefWorks-Loginseite führt und die Authentifizierung ermöglicht. Die zu exportierenden Datensätze bleiben während dieses Anmeldevorganges im Datenstrom und werden nach dem Einloggen in den Import-Ordner von RefWorks überspielt. Programmtechnisch gesehen ist dieses Verhalten nicht nur vorbildlich, es demonstriert auch den außerordentlich hohen Sachverstand der RefWorks-Programmierer.

Abb. 3: Webexport in / nach RefWorks aus Ebsco-Datenbanken.

Die Im- oder Exportfunktion als solche besagt allerdings noch nicht viel über die Qualität des Datenmaterials, und trotz der normierten Z39.50-Übertragungsschnittstellen wird sich Nacharbeit nicht vermeiden lassen. Selbst deutsche Verbundkatalogdatenbanken, die nach einem von deutschen Bibliothekaren 18 gegen internationale Beeinflussung energisch verteidigten detaillierten Regelwerk, den Regeln für die alphabetische Katalogisierung in Wissenschaftlichen Bibliotheken (RAK-WB), erstellt werden, übertragen ihre Beschreibung identischer bibliographischer Einheiten in unterschiedlicher Form. So wird Hans von Trotha mit seiner Untersuchung Angenehme Empfindungen. Medien einer populären Wirkungsästhetik im 18. Jahrhundert vom Landschaftsgarten bis zum Schauerroman. München: Fink, 1999 aus dem Südwestdeutschen Bibliotheksverbund korrekt als Trotha, Hans von exportiert, während ihn der Gemeinsame Bibliotheksverbund als von Trotha, Hans auf die Reise schickt. Und dies, obwohl nach einheitlichem Regelwerk katalogisiert wird, die Verfasserinformation in beiden Datenbanken mit einem identischen Normdatensatz verknüpft, in beiden somit korrekt ist, und diese beiden Katalogdatenbanken die gleiche Software einsetzen. Was nun beim Lesen als kleinliche Detailkritik erscheint, offenbart durch die folgende Ausführung seine atemberaubende Brisanz: die Abweichung bei dem von RefWorks als zentral angesehenen Verfasserfeld führt nämlich trotz weitgehender Übereinstimmung der übrigen Datenfelder dazu, dass die interne Duplikatesuche, die nach einer ausgiebigen Recherche- und Importtätigkeit als wirklich notwendiges Hilfsinstrument anzusehen ist, zumindest in Fällen abweichender Autorennamen scheitert. Diese Dublettenprüfung, bei der nach Exakter Übereinstimmung und Naher Übereinstimmung unterschieden werden kann, hätte zumindest bei der unschärferen Suche beide Einträge zu Tage fördern müssen. Hier muss CSA deutlich nachbessern, da die Duplikatesuche auch bei anderen Beispielen Schwächen offenbart.

3. Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen: Datenmanagement und Datenverwertung

Von Hand angelegte Datensätze können zum Zeitpunkt der Erstellung einem passenden Ordner, einer Teildatenbank, zugewiesen werden, importierte landen dagegen zunächst im Systemordner Letzter Import. RefWorks unterscheidet zwischen drei Anzeigearten: der Vollansicht, der Standardansicht und dem One Line / Cite View. Den besten Kompromiss zwischen Übersichtlichkeit und Detailgenauigkeit bietet tatsächlich die Standardansicht, die für das gängige Datenmanagement (verschieben, schnelle Dublettenkontrolle, löschen) ausreicht. Bleibt hier etwas unklar, lassen sich die Datensätze mit einem Klick in die Vollansicht bringen, ein Anzeigemodus, der allerdings aufgrund der Unübersichtlichkeit vermutlich nur in Ausnahmefällen gewählt werden dürfte. Die einzeilige Kurzdatenanzeige dient der Einfügung in das Textverarbeitungsprogramm und eignet sich kaum zu mehr als zu diesem eigentlichen Zweck.

Abb. 4.: Transfer von vier ausgewählten Datensatzimporten in den Ordner »Empfindsamkeit«. Die hier vorliegende Anzeige ist die Standardansicht, welche die wichtigsten bibliographischen Beschreibungsdaten und den Referenztyp in der Datensatzkopfzeile beinhaltet.

Die Datensätze lassen sich in Standard- und Vollansicht nach den gleichen, in der Regel ausreichenden Kriterien sortieren

Abb. 5: Einzelner Datensatz in Vollansicht. Die Sortierkriterien oben rechts.

und im Editiermodus bearbeiten. Die nachfolgende Illustration zeigt einen nicht in das eigentlich vorgesehene Feld übermittelten Erscheinungsjahreintrag, der nun »versetzt« werden muss, um die spätere Einfügung auf der Grundlage des definierten Ausgabestils (hier links oben: Kees Buch) zu ermöglichen. Wird dieser Importfehler nicht bereinigt, fehlt später in Anmerkung und Bibliographie das Erscheinungsjahr. RefWorks hebt die festgelegten Felder durch ein grünes Häkchen hervor, was die Kontrolle ungemein erleichtert. An diesem Beispiel wird auch klar, dass durch den Datenimport das korrekte Erscheinungsjahr durchaus übertragen, dieses aber nicht im Normfeld abgelegt wurde. 19

Abb. 6: Einzelner Datensatz im Bearbeitungsmodus. Auch diese Grafik ist beschnitten, es folgen über dreißig zusätzliche Felder.

Seine eigentliche Stärke spielt RefWorks bei der Verwaltung der erhobenen Daten aus. Die sehr detaillierten Erfassungsmöglichkeiten (ca. 40 Felder in allen Referenztypen) erleichtern die Arbeit mit diesen Daten ungemein. Jedes Feld wird indexiert, steht somit der Suche zur Verfügung. Die Eingabe eigener Erschließungskriterien, eines eigenen Norm-Vokabulars, eigener Notizen wird – in einem Großteil der Felder, nicht aber den Freitextfeldern – durch die Indexanzeige bereits eingefügter Datensätze erleichtert, die quasi im Vorübergehen erfolgt (vgl. Abb. 1). Suchanfragen können auf Teile der Datenbank (Ordner) eingegrenzt werden. Bei der internen, sehr mächtigen Suchfunktion kommt allerdings die Frage auf, ob sage und schreibe 149 Suchparameter nötig sind. Dirigent, Kompilator, Komponist, Produzent, Reporter, Regisseur, Schauspieler usw. als Suchparameter hätten sicherlich unter dem Suchbegriff »Personen« zusammengefasst werden können, zumal sie hinter den Kulissen vermutlich einem gemeinsamen Personenindex entstammen. Hier entsteht der Eindruck, es habe sich ein wild gewordener Programmierer ausgetobt, aber der Jurist mag immerhin wichtige Felder vermissen: Richter und Staatsanwalt sind nicht vorgesehen. 20

Abb. 7: Die RefWorks-Suchmaske für die Internsuche.

Die Suchergebnisse lassen sich bequem organisieren, das heißt in weitere (Sach-)Ordner kopieren, anschließend eventuell im Ausgangsordner löschen. Umfangreiche Löschaktionen, also auch das Entfernen ganzer Ordner, müssen aus Sicherheitsgründen mittels eines von RefWorks generierten und angezeigten Löschcodes bestätigt werden.

Zusammenspiel mit der Textverarbeitung

Beim Einfügen der Datensätze in das Textverarbeitungsprogramm offenbart RefWorks systembedingte Nachteile. Ein aus Browser und Textprogramm bestehendes Schreibgespann kann nicht die gleiche enge Verzahnung aufweisen, wie man es von anderen Kombinationen gewohnt ist. Während Endnote etwa den gesamten bibliographischen Bereich eines Worddokumentes fest im Griff behält und händische Änderungen eines Literaturzitates nach der Neuformatierung oder der Hinzufügung eines neuen bibliographischen Datensatzes rigoros wieder in die dem Programm selbst entstammende Form bringt, 21 kann das browserbasierte RefWorks der Textverarbeitung nur Datenbank-Identifikationsnummern (ID) hinzufügen, die erst nach Fertigstellung des Textes in die endgültige und lesbare Langform gebracht werden. Zwar bietet RefWorks durch das Zusatztool Write-N-Cite ein Werkzeug an, das sich nach der Installation in der Wordmenüleiste verankert und beim aktiven Worddokument ein relativ komfortables Einfügen und Neuformatieren ermöglicht, diese Helferapplikation steht allerdings nur für MS-Word zur Verfügung. Für andere Textverarbeitungsprogramme bietet sich allein der Weg über die einzeilige Zitieranzeige (One Line / Cite View) an, welche über die Aktion Cite ein Browser-Popup-Fenster öffnet, dessen Inhalt per Copy and Paste in die Textverarbeitung (Fußnote und / oder Literaturverzeichnis) übertragen werden muss. Falls sich dies kompliziert anhört: kompliziert ist es nicht, aber das Verfahren ist umständlich.

Abb. 8: Selektieren eines zu zitierenden Datensatzes, Übernahme der Datensatz-ID.

Dieses Hantieren mit Datensatz-IDs endet nun nicht mit der Hinzufügung in Fußnote oder Literaturverzeichnis. Leider, und dies wird manchem als schwer erträgliche Last erscheinen, muss während des gesamten Schreibvorgangs diese Datensatz-ID unangetastet bleiben, um RefWorks später die Um- und Neuformatierung von Zitat oder Literaturangabe zu ermöglichen. Datensatz-IDs, die von RefWorks in Text umgewandelt wurden, sind hinfort Text und entziehen sich der automatischen Bearbeitung und Neuformatierung. Die standardmäßige Anzeige von Autor und Erscheinungsjahr ist dabei sehr rudimentär und nicht immer geeignet, dem Verfasser eines umfangreichen Textes Klarheit über die eigenen Anmerkungen zu verschaffen.

Abb. 9: Fußnoten mit RefWorks-Datensatzbezeichnern.

Die spätere Formatierung der Datensätze erfolgt gattungstypisch mittels vorhandener oder selbst zu definierender Ausgabestile. RefWorks stellt im Oktober 2006 713 Ausgabestile zur Verfügung, 22 insbesondere Zitierformate amerikanischer Zeitschriften. In Deutschland gebräuchliche Formatierungen wie DIN 1505 finden sich hier nicht, lassen sich aber mit dem sehr leistungsfähigen Stileditor unschwer selbst erstellen. Hier lohnt sich das Stöbern in vorhandenen Stilen, da einige nach marginaler Anpassung den Zitiergepflogenheiten der eigenen Disziplin doch recht schnell anzupassen sind. Die Stilvorschau rückt Ähnlichkeiten zu eigenen Vorlieben, den Vorlieben des Professors oder gar den Vorgaben der eigenen Zunft schnell in den Blick.

Abb. 10: Stileditor

Die Anpassung des eigenen Stils für alle vorhandenen 31 Referenztypen artet schnell in ein abendfüllendes Programm aus. Hier empfiehlt sich die Beschränkung auf gängige Referenztypen (Buch, Buchaufsatz, Zeitschrift etc.), die allein in der eigenen Datenbank Verwendung finden sollten. Hat man im ersten Übereifer nach dem Massenimport bibliographischer Daten die Spezifizierung der Datensätze sehr fein granuliert betrieben, muss jetzt für jeden dieser Referenztypen auch ein Ausgabestil definiert werden. Immerhin lassen sich Felder aus anderen Referenztypen kopieren (blauer Pfeil) und anpassen. Diese Kopierfunktion ist leider »artabhängig«, es lassen sich also nur Vorlagen innerhalb der »Gattungen« Bibliographie, Textinternes Zitat oder Anmerkungen kopieren (giftgrüner Pfeil). Schade nur, dass sich das Ergebnis dieser Mühen nicht exportieren und Freunden und Kollegen zur Verfügung stellen lässt. In Campusumgebungen bietet sich aber dem lokalen Administrator die Möglichkeit, in Absprache mit Fakultäten und Instituten Ausgabestile zentral aufzulegen, die von den Angehörigen der Fächer ohne eigenes Zutun verwendet oder leicht modifiziert werden können.

Liegt nun ein entsprechender Ausgabestil vor, lädt man den abgespeicherten Text im MS-Word-, Open-Office- oder rtf-Format in RefWorks ein, und die Datenbank retourniert postwendend eine bearbeitete, das heißt formatierte Kopie, in der sich die Fußnoten aus Abbildung 9 nachgerade vorbildlich ausnehmen:

Abb. 11: Formatierte Fußnoten.

4. Wo bleibt das Soziale? Hier kommt es, und es heißt: RefShare

Es ist sicherlich kein Alleinstellungsmerkmal eines Programms, der Öffentlichkeit oder einem begrenzten Nutzerkreis (bibliographische) Daten im Internet über eine mehr oder minder praktikable Exportfunktion zur Verfügung zu stellen. Der Webdatenbank RefWorks bieten sich hier aber systembedingte Standortvorteile. Sie ist Arbeits-, Produktions- und Anzeigeplattform in einem. Veröffentlichen bedeutet hier nicht die nachträgliche und mit hohem Pflege- und Aktualisierungsaufwand verbundene Bereitstellung einer ansonsten schnell veraltenden Datenmenge, sondern meint vielmehr einen direkten Zugriff auf einen bestimmten Ausschnitt einer lebenden Datenbank. Einen Zugriff, der bestimmte interaktive Elemente und Nutzungsfunktionen beinhaltet. Diese Freigabe bedeutet noch nicht das kollaborative Arbeiten in einer gemeinsamen Datenbank, die den Abschluss einer Mehrfachlizenz erforderlich machen würde. RefWorks ist kommerzielle Software, was eben auch bedeutet, dass der Anbieter sich sein Programm nicht von einem Kunden bezahlen lassen kann, während andere potenzielle Kunden die volle Programmfunktionalität unter der gleichen Lizenz kostenlos in Anspruch nehmen. Immerhin bietet aber RefWorks durchaus auch den nicht zahlenden Nutzern einen Mehrwert, der bei der Freigabe einzelner Ordner vom Lizenznehmer festgelegt werden kann.

Abb. 12: Ordnerfreigabe

Ist der Ordner auf die oben angegebene Weise, also mit weitgehend aktivierten Optionen und ohne begrenzende Festlegungen freigegeben worden, bieten sich den Nutznießern dieses Datenbankteiles eine Fülle von RefWorks-Funktionen. Die mächtige Suche steht uneingeschränkt zur Verfügung, einzelne Datensätze oder der gesamte Ordner können in mehreren Formaten exportiert oder gedruckt werden, wobei sowohl systemweit vorhandene als auch selbst definierte Ausgabestile verwendet werden können. Kurz gesagt: auf den ersten Blick wirkt ein freigegebener Ordner wie die RefWorks-Basisanwendung selbst.

Abb. 13: Freigegebener Ordner in RefShare.

Interaktive Elemente treten in Form der Kommentarfunktion hinzu, die kürzlich eingerichtete RSS-Funktionalität zeigt neu hinzugekommene Datensätze im Feed-Reader. Verschlossen bleiben allein Dateibearbeitungs- und Dateimanagementfunktionen: die Datensätze sind nicht zu verändern, nicht zu verschieben (wohl aber in einen Unterordner Meine Liste zu kopieren). Es können keine Neueinträge vorgenommen werden, und die Datenbanknutzung erstreckt sich nicht auf Texterstellungsfunktionen.

In einem Campusumfeld lassen sich Ordner darüber hinaus bestimmten Kategorien zuweisen, die vom lokalen Administrator, der in der Regel Angehöriger der Zentralbibliothek sein wird, eingerichtet werden sollten. Dabei sind größere Einrichtungen (Fakultäten, Institute) ebenso denkbar wie kleinere Einheiten (Seminare), unter deren Dach Datenordner gruppiert werden könnten. Auch hier gilt: »Ask your librarian!« 23

Abb. 14: Kommentar in der Anzeige des Volldatensatzes.

5. Fazit

Um Gesamteindruck und Gesamturteil vorwegzunehmen: die Arbeit mit RefWorks hat Spaß gemacht, das Programm erfüllt alle Anforderungen, die an eine moderne professionelle Literaturverwaltung gestellt werden müssen. Im Hinblick auf die eigentliche Programmfunktionalität bietet RefWorks nichts wirklich Neues, setzt aber herkömmliche Literaturverwaltungsfunktionen mittels eines in diesem Arbeitsumfeld noch ungewohnten Werkzeugs, dem Webbrowser, um. Die Vorteile des webbasierten Arbeitens liegen auf der Hand, es sind die Vorteile, die das Worldwide Web groß gemacht haben: zentrale und vernetzte Dienste, Aktualität, Transparenz, Plattform- und Ortsunabhängigkeit.

Die damit zusammenhängenden großen Pluspunkte des Programms machen allerdings gleichzeitig seine größten Nachteile aus, und es hängt von Einsatzzweck, persönlichen Vorlieben und auch den »Umgebungsbedingungen« ab, ob RefWorks als alleiniger Literaturmanager eingesetzt werden sollte oder kann.

Grundvoraussetzung ist natürlich der dauernde und möglichst breitbandige Internetzugang, der immer dann gegeben sein muss, wenn bibliographische Daten ins Spiel kommen, sei es bei Sammlung, Bearbeitung, Verwaltung oder Verwertung. Systembedingt sind hier einige Nachteile gegenüber lokal installierten Applikationen in Kauf zu nehmen: der Bildschirmaufbau des Browsers ist zäher als von lokalen Programmen gewohnt, die Verzahnung zwischen Textverarbeitungsprogramm und Literaturmanager weniger eng.

Belohnt wird man dafür mit den Vorzügen webbasierter Literaturdatenverwaltung: Einheitlichkeit und Sicherheit der Daten, der mögliche Zugriff anywhere, anytime, anyhow. Besonders im Campusumfeld treten zentrale Dienstleistungen hinzu: die Einrichtung von Anmerkungsstilen, besondere Zugangsbedingungen zu Onlinedatenbanken, 24 die Einbindung von lokalen OpenURL-Linkresolvern, die vom bibliographischen Datensatz zum von der Bibliothek lizenzierten Volltext führen oder ihn automatisch in ein Dokumentliefersystem wie Fernleihe oder Subito übertragen und vieles mehr.

Doch auch als Einzelversion spielt RefWorks seine Vorzüge aus, besonders in Fällen, in denen es darauf ankommt, bibliographische Daten anderen zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung zu stellen, und dies nicht in Form eines simplen Exports, sondern mit voller Datenbankfunktionalität und zunehmend auch mit »netten Features« wie RSS-Feeds und anderen Merkmalen des Web 2.0, dessen Bestandteil RefWorks zweifellos ist.

Daher die Abschlussempfehlung: falls RefWorks von Ihrer Universität angeboten wird, nutzen Sie es. Falls nicht: einen Testzugang erhalten Sie unter http://www.refworks.com. 25